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      淺析檔案在企業管理中的重要性

      ?作者:溫馨????來源:公司發展規劃部???? 瀏覽次數:?時間:2021-01-29?【字體:

      檔案作為一種信息資源,作為企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和一項基礎性工作,同時作為與企業同步發展的無形資產,在企業管理等各方面正積極地發揮應有的重要作用。規范化、科學化的檔案管理,是企業必須做好的一項基礎性工作,在企業發展的同時檔案工作不被削弱,建立一套適應本公司業務特點、體現公司規范化、科學管理水平的檔案體系,使得檔案工作的發展不置后于企業發展速度,它將為公司各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件,對規避和抵御各種風險起到一定的必備作用。

      檔案的真實性決定了它是證據提供的有力數據,它真實地記錄著當事人在何時、何地進行了何種的業務活動,是最真實的反映者,它能保護企業與員工的利益不受到損害,在法律上得到保證,也使得各方面的責任更加明確,減少不必要的糾紛。例如,以我公司某項目部與河北某公司訴訟糾紛一案,在該案中我公司檔案室部門檔案管理規范科學,迅速的配合相關部門為本案提供有利證據,條理清晰,保護了公司的利益,減少了財產損失,具體案情如下:

      一、案例情況概述

      河北某公司起訴我公司建設工程施工合同糾紛一案,本案標的額為500萬元。本案系合作方河北某公司惡意起訴所致,事實是我方公司涉案項目部已按合同和結算情況付款完畢,但河北某公司想索要更多的工程款及利息,對我方公司代為支付的款項拒不簽字確認。公司對本案高度重視,通過詳細查找相關檔案資料,形成了有效的證據鏈條,充分的證明了我方公司已經支付完畢的事實,經過法院調查,最終也對我方公司的代付款項予以了確認,我方公司充分利用了詳細有效的檔案資料,勝訴了這場案件糾紛,為公司避免了500萬元損失。

      二、制定有效方案

      為推翻原告的事實和理由,駁回原告的訴訟請求,我方公司成立專項小組,檔案室與發展規劃部密切配合全力開展工作,基于公司規范化、科學管理水平的檔案體系,檔案室工作人員采用線上與線下相結合的方法,克服了重重困難,收集查閱了涉案項目部與河北某公司的所有合同檔案、竣工檔案、結算檔案,對相關檔案進行從眾多的原始檔案資料中仔細翻閱查找,收集與案件相關的證據文件,對有效的證據文件進行有序整理、編輯,通過搜集有力的證據來證明我方公司與河北某公司的工程款項已經結清事實,基于收集相關證據檔案材料,發展規劃部認真梳理其相關聯系及證明效果。經過公司檔案室層層調集檔案材料,梳理和整理與案件相關的證據文件,從相關檔案中篩選并提交了三組相應的證據材料,為駁回原告的訴訟請求打下堅實的基礎。

      三、經濟和社會效益

      (一)經濟效益

      通過我方公司檔案室與發展規劃部共同搜集檔案證據,將其提交至上訴法院,提交的相關證據材料詳細真實有效,且有力的反駁了原告的基本事實和理由,最終為公司避免了巨額損失。

      (二)社會效益

      公司檔案室在本次案件訴訟證據收集過程中,及時提供了詳細、準確的檔案,為該案件糾紛解決提供了詳細有效的證據支撐性作用。同時為公司以后的項目部工程結款及時留檔存檔提供寶貴經驗,公司相關部門采取積極的措施主動避險,為確保公司財產不受非法侵害損失起到積極作用。


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